Xác định tình huống:
Theo quy định của dự án LIFE-GAP, luôn luôn phải có 2 nhân viên phối hợp với nhau khi tiếp xúc khách hàng, gọi là “cặp”. Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do, có thể 1 hay nhiều NV nghỉ việc cùng 1 lúc.
Lúc này, các NV còn lại trong cặp sẽ bị lẻ (nghĩa là thiếu 1 người). Các bạn phối hợp với giám sát viên của chương trình thực hiện việc phân lại cặp các nhân viên lẻ này.
Vì số người trong cặp là 2, nên dù có 1 hay có nhiều NV nghỉ việc, sau khi phân lại cặp, chỉ có 2 trường hợp xảy ra:
- Không còn thừa NV nào (tất cả đều được phân cặp)
- Còn thừa duy nhất 1 NV
Cách xử lý:
Sau khi phân cặp lại, các bạn mới tiến hành điều chỉnh trên phần mềm nhập liệu, theo từng trường hợp cụ thể
Trường hợp 1:
- Hủy phân cặp cũ
- Nhập ngày kết thúc của các NV nghỉ việc
- Phân lại cặp mới
Trường hợp 2:
- Hủy phân cặp cũ
- Nhập ngày kết thúc của các NV nghỉ việc
- Phân lại cặp mới
- Riêng NV còn thừa duy nhất, các bạn xử lý như sau:
o Tạo một nhân viên mới với
§ Số thẻ NV TCCĐ: 09999
§ Tên NV TCCĐ: không có (nhập chữ “không có”)
§ Ngày tham gia chương trình: 01/01/2000
§ Vai trò: nhân viên
o Phân cặp NV thừa với NV “không có”, luôn chọn NV thừa là “Nhân viên 1”, và “không có” là “Nhân viên 2”
Lưu ý:
- Với trường hợp 2, khi có nhân viên bổ sung, bạn tiến hành thay thế NV “không có” bằng NV mới. Thao tác vắn tắt là:
- Hủy phân cặp hiện có
- Xóa NV “không có”
- Thêm NV mới
- Phân lại cặp (NV thừa và NV mới)
- Để đảm bảo tính trung thực của dữ liệu, chỉ tiến hành phân lại cặp khi bạn đã hoàn tất việc nhập các báo cáo của các NV cũ (trước khi nghỉ việc)
- Nếu sau này xảy ra tình huống NV nghỉ việc tương tự, các bạn xử lý giống hướng dẫn này. Và đừng bao giờ nhập thêm một NV “không có” với mã số khác 09999 nhé. Chỉ 1 dùng duy nhất 1 mã số 09999 này thôi.